materi kuliah manajemen perkantoran bab 1 dan 2

I

PENDAHULUAN

            Mata kuliah Office Management (Manajemen Perkantoran, dan selanjutnya akan menggunakan istilah versi Indonesia) diberikan kepada mahasiswa Sekolah Tinggi Bahasa Asing (STIBA) Bumi Beringin Manado dengan tujuan untuk membekali para mahasiswa dengan pengetahuan aplikatif tentang organisasi. Harapannya, para mahasiswa mempunyai persiapan yang lebih dini di dalam menghadapi kehidupan di masa depan, yaitu pada saat mereka harus berkecimpung dan terjun langsung ke masyarakat sebagai bagian dari kehidupan sosial manusia, khususnya di lapangan kerja masing-masing.

            Situasi lapangan kerja dewasa ini didominasi oleh sistem kerja yang semakin modern dan didukung oleh sistem komunikasi dan teknologi informasi yang semakin canggih. Hal tersebut adalah konsekuensi dari era globalisasi yang terus menyebar ke segala penjuru dunia. Sistem kerja modern dengan kekuatan efisiensi dan efektivitas yang jauh lebih tinggi pada akhirnya setahap demi setahap mampu menggilas sistem kerja tradisional. Oleh karena itu, organisasi perusahaan senantiasa memerlukan sumber daya manusia yang profesional dan siap pakai.

Sekarang ini, calon tenaga kerja tidak bisa lagi hanya mengandalkan profesionalisme di bidangnya sendiri secara eksklusif. Baik bekerja sendiri, menjadi manajer maupun sebagai karyawan, interaksi dengan lingkungan menjadi suatu keniscayaan di era keterbukaan dewasa ini. Dengan bekal pengetahuan organisasi dan manajemen perkantoran, mudah-mudahan para lulusan STIBA Bumi Beringin Manado nantinya cukup siap untuk menghadapi bidang kerja dan lingkungan kerjanya masing-masing.

            Manajemen perkantoran adalah suatu cabang ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelayanan, pemerolehan, perekaman, dan penganalisaan informasi, perencanaan, dan pelayanan komunikasi oleh manajemen perusahaan untuk mengamankan asetnya, memacu urusannya, dan mencapai sasaranya. Sebagai salah satu bentuk manajemen, definisi manajemen perkantoran juga tetap menganut prinsip-prinsip manajemen secara umum yang meliputi usaha bersama untuk mengelola sumber daya dalam suatu organisasi demi tujuan tertentu. Menurut Moekijat (1997:2), manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dan dengan cara sehemat-hematnya.

            Ruang lingkup materi perkuliahan Manajemen Perkantoran akan meliputi hakikat manajemen, sumber daya manusia, sumber daya material, dan sistem serta prosedur manajemen perkantoran.

II

HAKIKAT MANAJEMEN

A.  LATAR BELAKANG

            Pada dasarnya, kemampuan manusia itu terbatas, baik fisik, pengetahuan, waktu maupun perhatiannya. Di lain pihak, kebutuhan dan keinginan manusia cenderung tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan dan mengatasi terbatasnya kemampuan di dalam melakukan pekerjaan kemudian mendorong manusia untuk berbagi pekerjaan, tugas dan tanggung jawab. Dengan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab maka terbentuklah suatu sistem kerjasama dan rasa keterikatan.

            Meskipun aplikasi manajemen telah diterapkan sejak peradaban Yunani Kuno dan masa kekaisaran Roma, tidak ada perkembangan yang signifikan di bidang manajemen sampai munculnya gerakan Revolusi Industri. Munculnya berbagai penemuan ilmiah berupa mesin-mesin (mesin uap, mesin cetak, listrik) mendorong industri-industri rumah tangga berkembang menjadi pabrik-pabrik yang mampu memproduksi barang-barang ratusan kali lipat jumlahnya dibanding dengan alat-alat tradisional sebelumnya, bahkan dengan kualitas yang lebih tinggi.

Saat industri rumah tangga yang dikelola oleh keluarga tidak mampu lagi mengurusi pabriknya karena kekurangan tenaga kerja untuk mengelolan hasil produksi mesin yang berlimpah, mereka membutuhkan orang lain untuk membantu mengelola pabrik sehingga lahirlah istilah majikan dan buruh. Perusahaan-perusahaan pun tumbuh menjamur dan menarik banyak tenaga kerja. Begitu pun saat industri pabriknya semakin berkembang dan menuntut ekspansi, diperlukan modal dari orang lain lagi, dan lahirlah istilah pemegang saham. Semua hal-hal tersebut di atas menyebabkan munculnya pendekatan yang lebih sistematis terhadap manajemen.

Mengapa harus ada manajemen?

Perkembangan organisasi, baik yang berorientasi profit maupun non-profit, terus berkembang dengan pesat. Sementara itu, kehidupan masyarakat yang semakin kompleks dan pemenuhan kebutuhan yang semakin bervariasi pada akhirnya melahirkan para pesaing. Hukum alam pun berlaku, siapa saja yang mampu bersaing akan terus eksis, sedangkan yang tidak mampu harus siap-siap turun dari gelanggang. Siapakah yang mampu bersaing? Tentu saja mereka yang dapat mengelola organisasinya secara efektif dan efisien. Di sinilah peran penting manajemen.

Pada dasarnya, pekerjaan itu berat dan sulit jika semuanya harus dikerjakan sendiri. Oleh karena itu, diperlukan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab. Manajemen yang baik tentunya akan dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki oleh organisasi. Melalui manajemen yang baik, organisasi dapat menghindari pemborosan-pemborosan yang tidak perlu melalui pengerjaan yang efisien, memanfaatkan segala sumber daya dan potensi organisasi secara efektif, mendorong kerjasama yang saling menguntungkan, dan bertumbuh secara sehat guna mencapai tujuan organisasi.

           

2.   PENGERTIAN

Asal muasal istilah manajemen adalah dari bahasa Latin manus, yang berarti tangan, dan agere, yang berarti melakukan. Gabungan kedua kata tersebut adalah managere yang berarti mengendalikan. Kata manajemen sendiri diserap dari kata bahasa Inggris management. To manage artinya mengelola. Pengelolaan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Ada enam aspek pertanyaan yang dapat diajukan berkaitan dengan konsep pengelolaan: siapa, apa, bilamana (kapan), di mana, bagaimana, dan mengapa. Untuk memudahkan mengingat keenam pertanyaan tersebut dapat dibuat akronim SIABIDIBAME.

Siapa yang mengelola?

Yang mengelola adalah manajer dengan segala wewenang dan kekuasaannya untuk mendayagunakan sumber daya organisasi sehingga semua proses manajemen dapat tertuju dan terarah kepada tujuan yang diinginkannya secara efektif dan efisien.

Apa yang dikelola?

Yang dikelola adalah sumber daya organisasi (men, money, materials, methods, machines, market, and information—manusia, uang, barang, metode, mesin, pasar, dan informasi) dan semua kegiatan yang ditimbulkannya dalam proses manajemen tersebut.

Bilamana atau kapan mengelolanya?

Sumber daya organisasi harus dikelola berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan sebelumnya melalui proses fungsi perencanaan.

Di mana harus dikelola?

Organisasi adalah ‘alat’ dan ‘wadah’ (tempat) untuk mengelola sumber daya dan semua kegiatan proses manajemen dalam usahanya untuk mencapai tujuan. Jadi, proses pengelolaan hanya dapat dilakukan di dalam suatu organisasi. Di sinilah kerjasama, pembagian kerja, pendelegasian wewenang, koordinasi, dan integrasi dilakukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Bagaimana mengelolanya?

Pengelolaan sumber daya organisasi dapat dilakukan berdasarkan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Mengapa harus dikelola?

Upaya pengelolaan dibutuhkan agar sumber daya organisasi dapat lebih berdaya guna, berhasil guna, terintegrasi, dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan yang optimal.

Perlu ditegaskan bahwa manajemen dan organisasi bukanlah tujuan, tetapi hanya ‘alat’ untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Meskipun hanya suatu alat, organisasi tetap harus dikelola dengan baik agar tujuan dapat dicapai secara optimal, menghindari terjadinya pemborosan-pemborosan yang tidak perlu, dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif.

Untuk lebih memahami konsep manajemen, berikut ditampilkan beberapa kutipan definisi manajemen dari pakar-pakar manajemen:

Andrew F. Sikula

Management in general refers to planning, organizing, controlling, staffing, leading, motivating, communicating, and decision making activities performed by any organization in order to coordinate the varied resources of the enterprise so as to bring an efficient creation of some product or service.

(Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan karyawan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan menghasilkan suatu produk atau layanan secara efisien)

George Terry

Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources.

(Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya)

Harold Koontz & Cyril O’Donnel

Management is getting things done through people. In bringing about this coordinating of group activity, the manager plans, organizes, staffs, directs, and controls the activities other people.

(Manajemen adalah usaha untuk mengerjakan sesuatu dengan mengerahkan orang lain. Untuk mengoordinasi sejumlah kegiatannya, manajer merencanakan, mengorganisasikan, menempatkan karyawan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan orang-orang yang digerakkannya).

3.   FUNGSI MANAJEMEN

Apabila ditelaah secara lebih mendalam, konsep manajemen yang ditawarkan baik oleh Andrew Sikula, George Terry, maupun Harold Koontz & Cyril O’Donnel terkait erat dengan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Mengapa harus ada perencanaan?

Perencanaan memuat berbagai aspek seperti yang dinyatakan oleh Harold Koontz & Ciryl O’Donnel bahwa planning is the function of a manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang meliputi pemilihan alternatif-alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program). Dengan kata lain, perencanaan merupakan proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada. Jadi, masalah perencanaan adalah masalah ‘memilih’ yang terbaik dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa adanya perencanaan berarti tidak ada tujuan, pedoman pelaksanaan, dan alternatif keputusan.

Tiadanya perencanaan dapat berimplikasi kepada tiadanya tujuan, pedoman pelaksanaan dan alternatif keputusan juga menyebabkan tidak adanya keputusan maupun proses manajemen. Jika tidak ada keputusan maupun proses manajemen maka dapat dibayangkan model manajemen seperti apa yang sedang terjadi. Bahkan, dari perencanaanlah maka fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dapat berlangsung karena ketiga fungsi manajemen tersebut bergantung kepada perencanaan yang memuat pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi.

Hasibuan menyatakan bahwa unsur-unsur dalam penyusunan perencanaan yang baik biasanya mencakup visi dan misi, tujuan, anggaran, kebijakan, program, prosedur, metode, standar, dan strategi.

Pengorganisasian didefinisikan oleh Hasibuan sebagai suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap kegiatan tersebut, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut. Sedangkan George Terry mengartikan pengorganisasian sebagai the establishing of effective behavioral relationships among persons so that they may work together efficiently and again personal satisfactions for the purpose of achieving some goal or objective (usaha untuk menciptakan hubungan perilaku yang efektif di antara orang-orang agar mereka dapat bekerjasama secara efisien sehingga dapat diperoleh kepuasan pribadi demi tujuan mencapai sasaran tertentu).

Dengan kata lain, pengorganisasian adalah proses penentuan tugas-tugas apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukannya, bagaimana tugas-tugas tersebut akan dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana keputusan akan diambil. Pengorganisasian adalah fungsi pengumpulan dan pengalokasian sumber daya, serta strukturisasi tugas untuk memenuhi rencana organisasi.

Pengarahan adalah usaha untuk mendorong dan mengarahkan semua bawahan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan. Fungsi pengarahan (beberapa penulis menggunakan istilah penggerakan) berasal dari terjemahan kata actuating/directing/leading. Fungsi ini meliputi motivasi, kepemimpinan, komunikasi, penghargaan, dan pengembangan sumber daya manusia. Pengarahan dimaksudkan agar para karyawan mau bekerja secara sukarela dengan hati yang ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.

Fungsi pengarahan dapat diterapkan setelah rencana, organisasi, dan karyawan sudah ada. Hal yang harus diperhatikan dalam penerapan fungsi pengarahan adalah bahwasannya manusia sebagai karyawan adalah makhluk yang kompleks: setiap individu mempunyai sifat dan kemauan yang khas, baik pikiran, perasaan, harga diri maupun cita-citanya.

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor di dalam suatu organisasi agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Fungsi pengendalian dapat dilakukan melalui pengukuran-pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan. Melalui proses pengawasan, semua kegiatan yang dilaksanakan dapat dinilai apakah telah sesuai dan tidak menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan.

Berdasarkan berbagai uraian di atas, dapat disimpulkan bahwasannya proses manajemen memiliki unsur-unsur wadah (berupa organisasi), orang-orang (minimal dua), dan tujuan. Jadi, secara sempit manajemen dapat diartikan sebagai kegiatan dua orang atau lebih yang terikat oleh peraturan-peraturan yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Secara luas, manajemen dapat diartikan sebagai suatu usaha dan kegiatan bersama untuk mengelola segala sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.