Thursday, September 19, 2013

organisasi (materi kuliah MP pada stiba manado, bab iii)



III
ORGANISASI

1.   PENGERTIAN
            Seperti halnya manajemen, organisasi juga tidak dapat diartikan secara absolut. Setiap pakar organisasi dan manajemen cenderung mendefinisikannya dengan titik berat yang berbeda-beda sehingga terlihat berbeda meskipun pada intinya tetap sama. Sebagai contoh: menurut tokoh manajemen modern terkemuka, Max Weber (Stoner and Freeman, 1995), organisasi merupakan suatu struktur birokrasi; sedangkan Wendrich dkk (1988) mendefinisikan organisasi sebagai suatu proses mendesain kegiatan-kegiatan dalam struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan; pakar manajemen yang lain lagi, Griffin & Morhead (1996), menyatakan bahwa organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.
            Berbagai sudut pandang dan titik berat definisi organisasi dapat dipaparkan dalam tujuh dimensi: organisasi sebagai suatu proses kerjasama, sistem sosial, struktur, budaya, wadah, iklim, dan pembelajaran.
            Sebagai suatu proses kerjasama, organisasi adalah proses kerjasama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Proses kerjasama yang dimaksud meliputi perilaku individu di dalam organisasi. Sedangkan interaksinya dapat terjadi baik antar individu, antara individu dengan kelompok, antar kelompok, antara kelompok dengan organisasi, maupun antara individu dengan organisasi.
            Pendekatan sistem dalam organisasi memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri atas subsistem-subsistem yang saling berinteraksi, berkorelasi, dan saling tergantung sebagai suatu keseluruhan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Titik berat teori pendekatan sistem adalah organisasi sebagai sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya, antara lain: para pesaing, penyalur, pelanggan, lembaga keuangan, pemerintah, organisasi pekerja, media, dan kepentingan kelompok-kelompok khusus.
            Organisasi sebagai struktur menegaskan hubungan aturan-aturan dan tugas serta keterkaitan wewenang yang mengontrol tata cara kerjasama dan pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi berkenaan dengan proses keputusan dalam perancangan struktur organisasi yang menyangkut pembagian pekerjaan, departementalisasi, rentang kendali, dan pendelegasian wewenang.
            Budaya organisasi adalah keyakinan dan nilai bersama yang mengikat kebersamaan seluruh anggota organisasi. Organisasi sebagai budaya memandang bahwa setiap organisasi mempunyai budaya yang khas yang juga berfungsi sebagai identitas dan sebagai perekat kebersamaan guna mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
            Organisasi sebagai wadah memandang bahwa organisasi adalah tempat kegiatan. Manusia dalam melakukan kegiatannya termasuk dalam berorganisasi tidak terlepas dari waktu dan ruang atau wadah. Wadah ini berfungsi sebagai pusat kegiatan serta alamat organisasi guna memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengadakan komunikasi atau korespendensi.
            Iklim organisasi merupakan suasana kerja yang dialami oleh anggota organisasi; misalnya ruang kerja yang menyenangkan, rasa aman dalam bekerja, penerangan yang memadai, jaminan sosial yang memadai, dan lain sebagainya. Organisasi sebagai iklim menunjukkan kepribadian organisasi seperti yang dilihat oleh anggotanya.
            Pembelajaran dalam berorganisasi adalah kemampuan organisasi untuk tanggap dan mampu menjawab berbagai kondisi lingkungan yang mempengaruhi keberhasilannya. Organisasi sebagai pembelajaran menyiratkan segala usaha pembelajaran guna menghadapi para pesaing agar tetap bertahan, tumbuh, dan berkembang. Keunggulan komparatif dan kompetitif suatu organisasi sangat ditentukan oleh kemauan dan kemampuannya untuk belajar lebih cepat dari para pesaing sehingga kemampuan taktis dan strategis organisasi lebih meningkat.
            Menurut Henry Fayol, salah seorang perintis scientific management (manajemen ilmiah), prinsip-prinsip manajemen organisasi yang baik harus meliputi 14 aspek: pembagian kerja sesuai dengan spesialisasi pekerjaan, keseimbangan hak dan kewajiban di antara atasan dan bawahan, disiplin berupa komitmen untuk menghormati dan mematuhi peraturan organisasi, kesatuan perintah untuk mencegah kebingungan karyawan, kesatuan arah agar semua sumber daya bersinergi demi tercapainya tujuan organisasi, kepentingan organisasi harus diletakkan di atas kepentingan pribadi, sistem penggajian yang adil dan wajar, sistem sentralisasi dan desentralisasi (pendelegasian wewenang) yang seimbang, hirarki yang jelas untuk menjaga kelancaran komunikasi dari manajer puncak sampai ke karyawan, keteraturan material (sumber daya organisasi ditempatkan dan diperlakukan sesuai dengan maksud dan tujuan) dan keteraturan sosial (penempatan karyawan disesuaikan dengan bidang keahliannya), prinsip keadilan, mendorong karyawan untuk berkreasi dan berinisiatif, prinsip kesetiakawanan, serta kestabilan jumlah karyawan karena relatif rendahnya perpindahan karyawan keluar.

2.   JENIS-JENIS ORGANISASI
Jenis organisasi dapat dikenali melalui proses pembentukannya, berdasarkan tujuannya, dan berdasarkan strukturnya. Berdasarkan proses pembentukannya, dikenal dua jenis organisasi, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dan dengan tujuan-tujuan tertentu yang disadari pula serta diatur dengan ketentuan-ketentuan formal melalui Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga; misalnya organisasi pemerintahan, sosial, bisnis, politik, profesi, keolahragaan, pendidikan, dan lain sebagainya. Organisasi informal adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya tidak jelas dan spesifik, tidak mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, dan sifat hubungan cenderung terjalin secara pribadi; misalnya arisan-arisan dan paguyuban atau kumpulan-kumpulan berdasarkan kesamaan hobi seperti bersepeda, memancing, bulu tangkis, kolektor barang antik, dan lain sebagainya.
Berdasarkan tujuan pembentukannya, organisasi juga dapat dibedakan menjadi dua, yakni organisasi bisnis dan organisasi sosial. Organisasi bisnis adalah organisasi yang didirikan dengan tujuan untuk mencari keuntungan (profit oriented); misalnya firma, perseroan, koperasi, dan badan-badan usaha lainnya. Sedangkan organisasi sosial, tujuan utamanya adalah untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi-laba (non-profit oriented); misalnya pemerintah, yayasan-yayasan sosial, dan lembaga-lembaga swadaya masyarakat.
Berdasarkan struktur organisasinya, ada organisasi lini, organisasi fungsional, organisasi lini dan staf, dan organisasi panitia. Organisasi lini dikenalkan oleh Henry Fayol dan biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan kecil. Dalam organisasi lini, kekuasaan dan perintah berjalan secara langsung dari atasan ke bawahan, langsung dari manajer ke setiap karyawan. Perintah berasal dari atasan ke bawahan dalam suatu garis langsung: setiap kepala unit bertanggung jawab untuk selalu melapor kepada kepala unit satu tingkat di atasnya atau atasannya secara langsung.
Beberapa ciri-ciri organisasi lini dapat diuraikan sebagai berikut: organisasinya relatif kecil dan masih sederhana; hubungan antara atasan dan bawahan bersifat langsung; pucuk pimpinan biasanya adalah pemilik perusahaan itu sendiri; jumlah karyawan relatif sedikit dan cenderung saling mengenal; tingkat spesialisasi pekerjaan belum tinggi/bervariasi; pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan, dan kebijakan organisasi; dan masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di unitnya seperti tugas tambahan berupa urusan kepegawaian, keuangan, administrasi dan lain sebagainya.
Struktur organisasi lini mempunyai keuntungan dan kerugian. Kebaikannya antara lain: kesatuan perintah dan komando tegas karena garis hirarki manajemen jelas dari atasan ke bawahan, proses pengambilan kebijakan dan keputusan-keputusan relatif cepat, pengawasan terhadap kegiatan karyawan dapat dilakukan secara ketat sehingga mendorong kedisiplinan karyawan, koordinasi relatif mudah, dan rasa solidaritas cenderung tinggi karena karyawan saling mengenal. Sedangkan kelemahannya adalah: tujuan pribadi pucuk pimpinan dan tujuan organisasi sering sulit dibedakan, pucuk pimpinan dapat bertindak otoriter, maju mundurnya perusahaan sangat tergantung kepada kecakapan pucuk pimpinan, kaderisasi karyawan kurang diperhatikan karena fungsi manajemen terpusat kepada pucuk pimpinan saja.
Organisasi fungsional, yang diciptakan oleh Frederick W. Taylor, adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi fungsional ini, pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja ini didasarkan pada “spesialisasi” masing-masing bagian. Seorang direktur utama dapat mendelegasikan wewenang kepada para direktur, dan para direktur tersebut dapat memerintah siapa saja (semua karyawan perusahaan) untuk mengerjakan tugas dari pimpinan sesuai dengan spesialisasinya. Dengan demikian, maka para karyawan dapat saja memperoleh perintah dari beberapa orang atasan. Ciri-ciri organisasi fungsional dapat diuraikan sebagai berikut: pembagian tugas dibedakan secara jelas di tingkat bagian, jabatan kepala bagian berdasarkan pada spesialisasi pekerjaan, bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang atasan, dan koordinasi menyeluruh hanya terjadi di tingkat atas.
Sebagaimana organisasi lini, organisasi fungsional juga mempunyai keuntungan maupun kerugian. Keuntungannya: spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan secara optimal, para karyawan di tingkat kepala bagian akan semakin terampil di bidangnya masing-masing sehingga efisiensi dan produktivitas dapat ditingkatkan, dan solidaritas, moral dan disiplin karyawan dapat dijaga. Sedangkan kerugiannya antara lain: para bawahan sering bingung karena mendapat perintah dari beberapa orang atasan, para kepala bagian sulit mengadakan alih tugas karena spesialisasi yang mendalam, karyawan utama sering lebih mementingkan bidang spesialisasinya sendiri sehingga koordinasi cenderung agak sulit.
 
Organisasi lini dan staf pada dasarnya merupakan kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.  Kombinasi dilakukan dengan cara memanfaatkan kebaikan-kebaikannya dan meniadakan keburukan-keburukan. Asas kesatuan komando tetap dipertahankan dan pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pucuk pimpinan ke pimpinan tingkat di bawahnya. Namun, pucuk pimpinan tetap sepenuhnya berhak menetapkan keputusan, kebijakan, dan merealisasikan tujuan organisasi. Untuk membantu kelancaran tugas, pucuk pimpinan dibantu oleh para staf yang khusus bertugas memberi bantuan pemikiran, saran-saran, data, informasi, dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan pucuk pimpinan dalam pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan.
Organisasi panitia (committees organization) adalah suatu organisasi yang masing-masing anggotanya mempunyai wewenang yang sama dan kepemimpinannya bersifat kolektif. Organisasi panitia dapat dibagi dalam dua kelompok: panitia eksekutif (mempunyai wewenang eksekutif) dan panitia staf (mempunyai wewenang staf).
Kepemimpinan yang kolektif ini dapat meningkatkan partisipasi seluruh anggota panitia dan dapat mengeliminasi potensi tindakan otoriter pimpinan organisasi, karena keputusan yang diambil harus disetujui oleh anggota panitia lainnya. Namun karena dalam setiap pengambilan keputusan manajemen harus dimusyawarahkan terlebih dahulu, selang waktu pengambilan keputusan relatif lama dan penanggungjawabnya kurang jelas karena merupakan keputusan bersama.

2.   TEORI-TEORI ORGANISASI
Sejarah perkembangan organisasi modern dapat dirunut dari dimulainya Revolusi Industri di Eropa, yakni didasarkan pada kebutuhan organisasi-organisasi bisnis/perusahaan untuk meningkatkan kapasitas produksi/jasanya agar dapat meraih keuntungan yang sebesar-besarnya dari setiap operasi yang dijalankannya, antara lain dengan upaya peningkatan keefektifan dan keefisienan dari setiap pekerja/karyawannya. Barangsiapa yang tidak mampu memenuhi harapan organisasi (produktivitasnya cenderung rendah) karena sesuatu hal, maka dengan segera ia akan dipecat dan digantikan oleh orang lain yang lebih mampu.
Oleh karena itu, manajemen sangat memperhatikan pola pembagian kerja agar mesin-mesin produksi dapat berjalan terus-menerus, kalau perlu sepanjang hari dan malam, agar dapat berproduksi sebanyak-banyaknya untuk memenuhi kebutuhan pasar yang waktu itu sedang pesat-pesatnya.
Produksi massal barang-barang kebutuhan hidup manusia juga memerlukan tenaga manusia yang ahli di setiap bidang yang ditekuninya. Semakin terbiasa seseorang dengan bidang pekerjaannya, akan semakin baik dan cepat pula jenis pekerjaan yang dapat diselesaikannya. Dengan hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan, maka seorang pekerja tidak perlu berpikir lama untuk menuntaskan tugas dan kewajibannya, bahkan semakin lama akan semakin mahir dan terampil.
Dalam perkembangannya, pendekatan klasik era Revolusi Industri mendapat banyak kritikan dari para ilmuwan, khususnya para ahli psikologi. Mereka menekankan bahwa manusia bukanlah “onderdil mesin” yang setiap saat bisa diganti karena aus, “habis manis sepah dibuang”. Manusia adalah makhluk cerdas yang selalu dapat ditingkatkan kinerjanya apabila memperoleh sentuhan-sentuhan humanis yang dapat mendorong dirinya untuk mengeluarkan kemampuan terbaiknya bagi kemajuan perusahaan. Pendekatan perilaku ini menekankan pentingnya manajemen organisasi untuk mempertimbangkan aspek manusiawi para karyawannya sebagai manusia yang utuh.
Dewasa ini, survival perusahaan bisnis tidak hanya ditentukan oleh faktor internal yang terkait dengan produktivitas kerja karyawan, namun meluas dimensinya ke faktor-faktor eksternal; misalnya supplier yang selama ini memasok bahan baku produksi/jasa, distributor yang membantu pemasaran produk/jasa, pemerintah yang mengatur regulasi perdagangan dan perindustrian, suasana hati customer yang menjadi pasar potensial produk/jasa organisasi/perusahaan, competitor yang setiap saat selalu berinovasi untuk merebut pangsa pasar, atau media yang berpotensi menaikkan atau menurunkan citra organisasi/perusahaan.
Untuk memastikan bahwa organisasi/perusahaan dapat survive, manajemen harus bekerja maksimal menjaga agar dinamikan seluruh sistem, baik internal maupun eksternal, dapat mendukung kinerja organisasi/perusahaan.



Monday, September 9, 2013

materi kuliah manajemen perkantoran bab 1 dan 2



I
PENDAHULUAN

            Mata kuliah Office Management (Manajemen Perkantoran, dan selanjutnya akan menggunakan istilah versi Indonesia) diberikan kepada mahasiswa Sekolah Tinggi Bahasa Asing (STIBA) Bumi Beringin Manado dengan tujuan untuk membekali para mahasiswa dengan pengetahuan aplikatif tentang organisasi. Harapannya, para mahasiswa mempunyai persiapan yang lebih dini di dalam menghadapi kehidupan di masa depan, yaitu pada saat mereka harus berkecimpung dan terjun langsung ke masyarakat sebagai bagian dari kehidupan sosial manusia, khususnya di lapangan kerja masing-masing.
            Situasi lapangan kerja dewasa ini didominasi oleh sistem kerja yang semakin modern dan didukung oleh sistem komunikasi dan teknologi informasi yang semakin canggih. Hal tersebut adalah konsekuensi dari era globalisasi yang terus menyebar ke segala penjuru dunia. Sistem kerja modern dengan kekuatan efisiensi dan efektivitas yang jauh lebih tinggi pada akhirnya setahap demi setahap mampu menggilas sistem kerja tradisional. Oleh karena itu, organisasi perusahaan senantiasa memerlukan sumber daya manusia yang profesional dan siap pakai.
Sekarang ini, calon tenaga kerja tidak bisa lagi hanya mengandalkan profesionalisme di bidangnya sendiri secara eksklusif. Baik bekerja sendiri, menjadi manajer maupun sebagai karyawan, interaksi dengan lingkungan menjadi suatu keniscayaan di era keterbukaan dewasa ini. Dengan bekal pengetahuan organisasi dan manajemen perkantoran, mudah-mudahan para lulusan STIBA Bumi Beringin Manado nantinya cukup siap untuk menghadapi bidang kerja dan lingkungan kerjanya masing-masing.
            Manajemen perkantoran adalah suatu cabang ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelayanan, pemerolehan, perekaman, dan penganalisaan informasi, perencanaan, dan pelayanan komunikasi oleh manajemen perusahaan untuk mengamankan asetnya, memacu urusannya, dan mencapai sasaranya. Sebagai salah satu bentuk manajemen, definisi manajemen perkantoran juga tetap menganut prinsip-prinsip manajemen secara umum yang meliputi usaha bersama untuk mengelola sumber daya dalam suatu organisasi demi tujuan tertentu. Menurut Moekijat (1997:2), manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dan dengan cara sehemat-hematnya.
            Ruang lingkup materi perkuliahan Manajemen Perkantoran akan meliputi hakikat manajemen, sumber daya manusia, sumber daya material, dan sistem serta prosedur manajemen perkantoran.


II
HAKIKAT MANAJEMEN

A.  LATAR BELAKANG
            Pada dasarnya, kemampuan manusia itu terbatas, baik fisik, pengetahuan, waktu maupun perhatiannya. Di lain pihak, kebutuhan dan keinginan manusia cenderung tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan dan mengatasi terbatasnya kemampuan di dalam melakukan pekerjaan kemudian mendorong manusia untuk berbagi pekerjaan, tugas dan tanggung jawab. Dengan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab maka terbentuklah suatu sistem kerjasama dan rasa keterikatan.
            Meskipun aplikasi manajemen telah diterapkan sejak peradaban Yunani Kuno dan masa kekaisaran Roma, tidak ada perkembangan yang signifikan di bidang manajemen sampai munculnya gerakan Revolusi Industri. Munculnya berbagai penemuan ilmiah berupa mesin-mesin (mesin uap, mesin cetak, listrik) mendorong industri-industri rumah tangga berkembang menjadi pabrik-pabrik yang mampu memproduksi barang-barang ratusan kali lipat jumlahnya dibanding dengan alat-alat tradisional sebelumnya, bahkan dengan kualitas yang lebih tinggi.
Saat industri rumah tangga yang dikelola oleh keluarga tidak mampu lagi mengurusi pabriknya karena kekurangan tenaga kerja untuk mengelolan hasil produksi mesin yang berlimpah, mereka membutuhkan orang lain untuk membantu mengelola pabrik sehingga lahirlah istilah majikan dan buruh. Perusahaan-perusahaan pun tumbuh menjamur dan menarik banyak tenaga kerja. Begitu pun saat industri pabriknya semakin berkembang dan menuntut ekspansi, diperlukan modal dari orang lain lagi, dan lahirlah istilah pemegang saham. Semua hal-hal tersebut di atas menyebabkan munculnya pendekatan yang lebih sistematis terhadap manajemen.

Mengapa harus ada manajemen?
Perkembangan organisasi, baik yang berorientasi profit maupun non-profit, terus berkembang dengan pesat. Sementara itu, kehidupan masyarakat yang semakin kompleks dan pemenuhan kebutuhan yang semakin bervariasi pada akhirnya melahirkan para pesaing. Hukum alam pun berlaku, siapa saja yang mampu bersaing akan terus eksis, sedangkan yang tidak mampu harus siap-siap turun dari gelanggang. Siapakah yang mampu bersaing? Tentu saja mereka yang dapat mengelola organisasinya secara efektif dan efisien. Di sinilah peran penting manajemen.
Pada dasarnya, pekerjaan itu berat dan sulit jika semuanya harus dikerjakan sendiri. Oleh karena itu, diperlukan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab. Manajemen yang baik tentunya akan dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki oleh organisasi. Melalui manajemen yang baik, organisasi dapat menghindari pemborosan-pemborosan yang tidak perlu melalui pengerjaan yang efisien, memanfaatkan segala sumber daya dan potensi organisasi secara efektif, mendorong kerjasama yang saling menguntungkan, dan bertumbuh secara sehat guna mencapai tujuan organisasi.
           
2.   PENGERTIAN
Asal muasal istilah manajemen adalah dari bahasa Latin manus, yang berarti tangan, dan agere, yang berarti melakukan. Gabungan kedua kata tersebut adalah managere yang berarti mengendalikan. Kata manajemen sendiri diserap dari kata bahasa Inggris management. To manage artinya mengelola. Pengelolaan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Ada enam aspek pertanyaan yang dapat diajukan berkaitan dengan konsep pengelolaan: siapa, apa, bilamana (kapan), di mana, bagaimana, dan mengapa. Untuk memudahkan mengingat keenam pertanyaan tersebut dapat dibuat akronim SIABIDIBAME.

Siapa yang mengelola?
Yang mengelola adalah manajer dengan segala wewenang dan kekuasaannya untuk mendayagunakan sumber daya organisasi sehingga semua proses manajemen dapat tertuju dan terarah kepada tujuan yang diinginkannya secara efektif dan efisien.

Apa yang dikelola?
Yang dikelola adalah sumber daya organisasi (men, money, materials, methods, machines, market, and information—manusia, uang, barang, metode, mesin, pasar, dan informasi) dan semua kegiatan yang ditimbulkannya dalam proses manajemen tersebut.

Bilamana atau kapan mengelolanya?
Sumber daya organisasi harus dikelola berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan sebelumnya melalui proses fungsi perencanaan.

Di mana harus dikelola?
Organisasi adalah ‘alat’ dan ‘wadah’ (tempat) untuk mengelola sumber daya dan semua kegiatan proses manajemen dalam usahanya untuk mencapai tujuan. Jadi, proses pengelolaan hanya dapat dilakukan di dalam suatu organisasi. Di sinilah kerjasama, pembagian kerja, pendelegasian wewenang, koordinasi, dan integrasi dilakukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Bagaimana mengelolanya?
Pengelolaan sumber daya organisasi dapat dilakukan berdasarkan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Mengapa harus dikelola?
Upaya pengelolaan dibutuhkan agar sumber daya organisasi dapat lebih berdaya guna, berhasil guna, terintegrasi, dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan yang optimal.

Perlu ditegaskan bahwa manajemen dan organisasi bukanlah tujuan, tetapi hanya ‘alat’ untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Meskipun hanya suatu alat, organisasi tetap harus dikelola dengan baik agar tujuan dapat dicapai secara optimal, menghindari terjadinya pemborosan-pemborosan yang tidak perlu, dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif.

Untuk lebih memahami konsep manajemen, berikut ditampilkan beberapa kutipan definisi manajemen dari pakar-pakar manajemen:

Andrew F. Sikula
Management in general refers to planning, organizing, controlling, staffing, leading, motivating, communicating, and decision making activities performed by any organization in order to coordinate the varied resources of the enterprise so as to bring an efficient creation of some product or service.
(Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan karyawan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan menghasilkan suatu produk atau layanan secara efisien)

George Terry
Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources.
(Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya)

Harold Koontz & Cyril O’Donnel
Management is getting things done through people. In bringing about this coordinating of group activity, the manager plans, organizes, staffs, directs, and controls the activities other people.
(Manajemen adalah usaha untuk mengerjakan sesuatu dengan mengerahkan orang lain. Untuk mengoordinasi sejumlah kegiatannya, manajer merencanakan, mengorganisasikan, menempatkan karyawan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan orang-orang yang digerakkannya).
3.   FUNGSI MANAJEMEN
Apabila ditelaah secara lebih mendalam, konsep manajemen yang ditawarkan baik oleh Andrew Sikula, George Terry, maupun Harold Koontz & Cyril O’Donnel terkait erat dengan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Mengapa harus ada perencanaan?
Perencanaan memuat berbagai aspek seperti yang dinyatakan oleh Harold Koontz & Ciryl O’Donnel bahwa planning is the function of a manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang meliputi pemilihan alternatif-alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program). Dengan kata lain, perencanaan merupakan proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada. Jadi, masalah perencanaan adalah masalah ‘memilih’ yang terbaik dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa adanya perencanaan berarti tidak ada tujuan, pedoman pelaksanaan, dan alternatif keputusan.
Tiadanya perencanaan dapat berimplikasi kepada tiadanya tujuan, pedoman pelaksanaan dan alternatif keputusan juga menyebabkan tidak adanya keputusan maupun proses manajemen. Jika tidak ada keputusan maupun proses manajemen maka dapat dibayangkan model manajemen seperti apa yang sedang terjadi. Bahkan, dari perencanaanlah maka fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dapat berlangsung karena ketiga fungsi manajemen tersebut bergantung kepada perencanaan yang memuat pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi.
Hasibuan menyatakan bahwa unsur-unsur dalam penyusunan perencanaan yang baik biasanya mencakup visi dan misi, tujuan, anggaran, kebijakan, program, prosedur, metode, standar, dan strategi.

Pengorganisasian didefinisikan oleh Hasibuan sebagai suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap kegiatan tersebut, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut. Sedangkan George Terry mengartikan pengorganisasian sebagai the establishing of effective behavioral relationships among persons so that they may work together efficiently and again personal satisfactions for the purpose of achieving some goal or objective (usaha untuk menciptakan hubungan perilaku yang efektif di antara orang-orang agar mereka dapat bekerjasama secara efisien sehingga dapat diperoleh kepuasan pribadi demi tujuan mencapai sasaran tertentu).
Dengan kata lain, pengorganisasian adalah proses penentuan tugas-tugas apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukannya, bagaimana tugas-tugas tersebut akan dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana keputusan akan diambil. Pengorganisasian adalah fungsi pengumpulan dan pengalokasian sumber daya, serta strukturisasi tugas untuk memenuhi rencana organisasi.

Pengarahan adalah usaha untuk mendorong dan mengarahkan semua bawahan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan. Fungsi pengarahan (beberapa penulis menggunakan istilah penggerakan) berasal dari terjemahan kata actuating/directing/leading. Fungsi ini meliputi motivasi, kepemimpinan, komunikasi, penghargaan, dan pengembangan sumber daya manusia. Pengarahan dimaksudkan agar para karyawan mau bekerja secara sukarela dengan hati yang ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.
Fungsi pengarahan dapat diterapkan setelah rencana, organisasi, dan karyawan sudah ada. Hal yang harus diperhatikan dalam penerapan fungsi pengarahan adalah bahwasannya manusia sebagai karyawan adalah makhluk yang kompleks: setiap individu mempunyai sifat dan kemauan yang khas, baik pikiran, perasaan, harga diri maupun cita-citanya.

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor di dalam suatu organisasi agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Fungsi pengendalian dapat dilakukan melalui pengukuran-pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan. Melalui proses pengawasan, semua kegiatan yang dilaksanakan dapat dinilai apakah telah sesuai dan tidak menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan.

Berdasarkan berbagai uraian di atas, dapat disimpulkan bahwasannya proses manajemen memiliki unsur-unsur wadah (berupa organisasi), orang-orang (minimal dua), dan tujuan. Jadi, secara sempit manajemen dapat diartikan sebagai kegiatan dua orang atau lebih yang terikat oleh peraturan-peraturan yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Secara luas, manajemen dapat diartikan sebagai suatu usaha dan kegiatan bersama untuk mengelola segala sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.