organisasi (materi kuliah MP pada stiba manado, bab iii)

III

ORGANISASI

1.   PENGERTIAN

            Seperti halnya manajemen, organisasi juga tidak dapat diartikan secara absolut. Setiap pakar organisasi dan manajemen cenderung mendefinisikannya dengan titik berat yang berbeda-beda sehingga terlihat berbeda meskipun pada intinya tetap sama. Sebagai contoh: menurut tokoh manajemen modern terkemuka, Max Weber (Stoner and Freeman, 1995), organisasi merupakan suatu struktur birokrasi; sedangkan Wendrich dkk (1988) mendefinisikan organisasi sebagai suatu proses mendesain kegiatan-kegiatan dalam struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan; pakar manajemen yang lain lagi, Griffin & Morhead (1996), menyatakan bahwa organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.

            Berbagai sudut pandang dan titik berat definisi organisasi dapat dipaparkan dalam tujuh dimensi: organisasi sebagai suatu proses kerjasama, sistem sosial, struktur, budaya, wadah, iklim, dan pembelajaran.

            Sebagai suatu proses kerjasama, organisasi adalah proses kerjasama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Proses kerjasama yang dimaksud meliputi perilaku individu di dalam organisasi. Sedangkan interaksinya dapat terjadi baik antar individu, antara individu dengan kelompok, antar kelompok, antara kelompok dengan organisasi, maupun antara individu dengan organisasi.

            Pendekatan sistem dalam organisasi memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri atas subsistem-subsistem yang saling berinteraksi, berkorelasi, dan saling tergantung sebagai suatu keseluruhan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Titik berat teori pendekatan sistem adalah organisasi sebagai sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya, antara lain: para pesaing, penyalur, pelanggan, lembaga keuangan, pemerintah, organisasi pekerja, media, dan kepentingan kelompok-kelompok khusus.

            Organisasi sebagai struktur menegaskan hubungan aturan-aturan dan tugas serta keterkaitan wewenang yang mengontrol tata cara kerjasama dan pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi berkenaan dengan proses keputusan dalam perancangan struktur organisasi yang menyangkut pembagian pekerjaan, departementalisasi, rentang kendali, dan pendelegasian wewenang.

            Budaya organisasi adalah keyakinan dan nilai bersama yang mengikat kebersamaan seluruh anggota organisasi. Organisasi sebagai budaya memandang bahwa setiap organisasi mempunyai budaya yang khas yang juga berfungsi sebagai identitas dan sebagai perekat kebersamaan guna mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

            Organisasi sebagai wadah memandang bahwa organisasi adalah tempat kegiatan. Manusia dalam melakukan kegiatannya termasuk dalam berorganisasi tidak terlepas dari waktu dan ruang atau wadah. Wadah ini berfungsi sebagai pusat kegiatan serta alamat organisasi guna memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengadakan komunikasi atau korespendensi.

            Iklim organisasi merupakan suasana kerja yang dialami oleh anggota organisasi; misalnya ruang kerja yang menyenangkan, rasa aman dalam bekerja, penerangan yang memadai, jaminan sosial yang memadai, dan lain sebagainya. Organisasi sebagai iklim menunjukkan kepribadian organisasi seperti yang dilihat oleh anggotanya.

            Pembelajaran dalam berorganisasi adalah kemampuan organisasi untuk tanggap dan mampu menjawab berbagai kondisi lingkungan yang mempengaruhi keberhasilannya. Organisasi sebagai pembelajaran menyiratkan segala usaha pembelajaran guna menghadapi para pesaing agar tetap bertahan, tumbuh, dan berkembang. Keunggulan komparatif dan kompetitif suatu organisasi sangat ditentukan oleh kemauan dan kemampuannya untuk belajar lebih cepat dari para pesaing sehingga kemampuan taktis dan strategis organisasi lebih meningkat.

            Menurut Henry Fayol, salah seorang perintis scientific management (manajemen ilmiah), prinsip-prinsip manajemen organisasi yang baik harus meliputi 14 aspek: pembagian kerja sesuai dengan spesialisasi pekerjaan, keseimbangan hak dan kewajiban di antara atasan dan bawahan, disiplin berupa komitmen untuk menghormati dan mematuhi peraturan organisasi, kesatuan perintah untuk mencegah kebingungan karyawan, kesatuan arah agar semua sumber daya bersinergi demi tercapainya tujuan organisasi, kepentingan organisasi harus diletakkan di atas kepentingan pribadi, sistem penggajian yang adil dan wajar, sistem sentralisasi dan desentralisasi (pendelegasian wewenang) yang seimbang, hirarki yang jelas untuk menjaga kelancaran komunikasi dari manajer puncak sampai ke karyawan, keteraturan material (sumber daya organisasi ditempatkan dan diperlakukan sesuai dengan maksud dan tujuan) dan keteraturan sosial (penempatan karyawan disesuaikan dengan bidang keahliannya), prinsip keadilan, mendorong karyawan untuk berkreasi dan berinisiatif, prinsip kesetiakawanan, serta kestabilan jumlah karyawan karena relatif rendahnya perpindahan karyawan keluar.

2.   JENIS-JENIS ORGANISASI

Jenis organisasi dapat dikenali melalui proses pembentukannya, berdasarkan tujuannya, dan berdasarkan strukturnya. Berdasarkan proses pembentukannya, dikenal dua jenis organisasi, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dan dengan tujuan-tujuan tertentu yang disadari pula serta diatur dengan ketentuan-ketentuan formal melalui Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga; misalnya organisasi pemerintahan, sosial, bisnis, politik, profesi, keolahragaan, pendidikan, dan lain sebagainya. Organisasi informal adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya tidak jelas dan spesifik, tidak mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, dan sifat hubungan cenderung terjalin secara pribadi; misalnya arisan-arisan dan paguyuban atau kumpulan-kumpulan berdasarkan kesamaan hobi seperti bersepeda, memancing, bulu tangkis, kolektor barang antik, dan lain sebagainya.

Berdasarkan tujuan pembentukannya, organisasi juga dapat dibedakan menjadi dua, yakni organisasi bisnis dan organisasi sosial. Organisasi bisnis adalah organisasi yang didirikan dengan tujuan untuk mencari keuntungan (profit oriented); misalnya firma, perseroan, koperasi, dan badan-badan usaha lainnya. Sedangkan organisasi sosial, tujuan utamanya adalah untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi-laba (non-profit oriented); misalnya pemerintah, yayasan-yayasan sosial, dan lembaga-lembaga swadaya masyarakat.

Berdasarkan struktur organisasinya, ada organisasi lini, organisasi fungsional, organisasi lini dan staf, dan organisasi panitia. Organisasi lini dikenalkan oleh Henry Fayol dan biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan kecil. Dalam organisasi lini, kekuasaan dan perintah berjalan secara langsung dari atasan ke bawahan, langsung dari manajer ke setiap karyawan. Perintah berasal dari atasan ke bawahan dalam suatu garis langsung: setiap kepala unit bertanggung jawab untuk selalu melapor kepada kepala unit satu tingkat di atasnya atau atasannya secara langsung.

Beberapa ciri-ciri organisasi lini dapat diuraikan sebagai berikut: organisasinya relatif kecil dan masih sederhana; hubungan antara atasan dan bawahan bersifat langsung; pucuk pimpinan biasanya adalah pemilik perusahaan itu sendiri; jumlah karyawan relatif sedikit dan cenderung saling mengenal; tingkat spesialisasi pekerjaan belum tinggi/bervariasi; pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan, dan kebijakan organisasi; dan masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di unitnya seperti tugas tambahan berupa urusan kepegawaian, keuangan, administrasi dan lain sebagainya.

Struktur organisasi lini mempunyai keuntungan dan kerugian. Kebaikannya antara lain: kesatuan perintah dan komando tegas karena garis hirarki manajemen jelas dari atasan ke bawahan, proses pengambilan kebijakan dan keputusan-keputusan relatif cepat, pengawasan terhadap kegiatan karyawan dapat dilakukan secara ketat sehingga mendorong kedisiplinan karyawan, koordinasi relatif mudah, dan rasa solidaritas cenderung tinggi karena karyawan saling mengenal. Sedangkan kelemahannya adalah: tujuan pribadi pucuk pimpinan dan tujuan organisasi sering sulit dibedakan, pucuk pimpinan dapat bertindak otoriter, maju mundurnya perusahaan sangat tergantung kepada kecakapan pucuk pimpinan, kaderisasi karyawan kurang diperhatikan karena fungsi manajemen terpusat kepada pucuk pimpinan saja.

Organisasi fungsional, yang diciptakan oleh Frederick W. Taylor, adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi fungsional ini, pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja ini didasarkan pada “spesialisasi” masing-masing bagian. Seorang direktur utama dapat mendelegasikan wewenang kepada para direktur, dan para direktur tersebut dapat memerintah siapa saja (semua karyawan perusahaan) untuk mengerjakan tugas dari pimpinan sesuai dengan spesialisasinya. Dengan demikian, maka para karyawan dapat saja memperoleh perintah dari beberapa orang atasan. Ciri-ciri organisasi fungsional dapat diuraikan sebagai berikut: pembagian tugas dibedakan secara jelas di tingkat bagian, jabatan kepala bagian berdasarkan pada spesialisasi pekerjaan, bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang atasan, dan koordinasi menyeluruh hanya terjadi di tingkat atas.

Sebagaimana organisasi lini, organisasi fungsional juga mempunyai keuntungan maupun kerugian. Keuntungannya: spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan secara optimal, para karyawan di tingkat kepala bagian akan semakin terampil di bidangnya masing-masing sehingga efisiensi dan produktivitas dapat ditingkatkan, dan solidaritas, moral dan disiplin karyawan dapat dijaga. Sedangkan kerugiannya antara lain: para bawahan sering bingung karena mendapat perintah dari beberapa orang atasan, para kepala bagian sulit mengadakan alih tugas karena spesialisasi yang mendalam, karyawan utama sering lebih mementingkan bidang spesialisasinya sendiri sehingga koordinasi cenderung agak sulit.

 

Organisasi lini dan staf pada dasarnya merupakan kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.  Kombinasi dilakukan dengan cara memanfaatkan kebaikan-kebaikannya dan meniadakan keburukan-keburukan. Asas kesatuan komando tetap dipertahankan dan pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pucuk pimpinan ke pimpinan tingkat di bawahnya. Namun, pucuk pimpinan tetap sepenuhnya berhak menetapkan keputusan, kebijakan, dan merealisasikan tujuan organisasi. Untuk membantu kelancaran tugas, pucuk pimpinan dibantu oleh para staf yang khusus bertugas memberi bantuan pemikiran, saran-saran, data, informasi, dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan pucuk pimpinan dalam pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan.

Organisasi panitia (committees organization) adalah suatu organisasi yang masing-masing anggotanya mempunyai wewenang yang sama dan kepemimpinannya bersifat kolektif. Organisasi panitia dapat dibagi dalam dua kelompok: panitia eksekutif (mempunyai wewenang eksekutif) dan panitia staf (mempunyai wewenang staf).

Kepemimpinan yang kolektif ini dapat meningkatkan partisipasi seluruh anggota panitia dan dapat mengeliminasi potensi tindakan otoriter pimpinan organisasi, karena keputusan yang diambil harus disetujui oleh anggota panitia lainnya. Namun karena dalam setiap pengambilan keputusan manajemen harus dimusyawarahkan terlebih dahulu, selang waktu pengambilan keputusan relatif lama dan penanggungjawabnya kurang jelas karena merupakan keputusan bersama.

2.   TEORI-TEORI ORGANISASI

Sejarah perkembangan organisasi modern dapat dirunut dari dimulainya Revolusi Industri di Eropa, yakni didasarkan pada kebutuhan organisasi-organisasi bisnis/perusahaan untuk meningkatkan kapasitas produksi/jasanya agar dapat meraih keuntungan yang sebesar-besarnya dari setiap operasi yang dijalankannya, antara lain dengan upaya peningkatan keefektifan dan keefisienan dari setiap pekerja/karyawannya. Barangsiapa yang tidak mampu memenuhi harapan organisasi (produktivitasnya cenderung rendah) karena sesuatu hal, maka dengan segera ia akan dipecat dan digantikan oleh orang lain yang lebih mampu.

Oleh karena itu, manajemen sangat memperhatikan pola pembagian kerja agar mesin-mesin produksi dapat berjalan terus-menerus, kalau perlu sepanjang hari dan malam, agar dapat berproduksi sebanyak-banyaknya untuk memenuhi kebutuhan pasar yang waktu itu sedang pesat-pesatnya.

Produksi massal barang-barang kebutuhan hidup manusia juga memerlukan tenaga manusia yang ahli di setiap bidang yang ditekuninya. Semakin terbiasa seseorang dengan bidang pekerjaannya, akan semakin baik dan cepat pula jenis pekerjaan yang dapat diselesaikannya. Dengan hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan, maka seorang pekerja tidak perlu berpikir lama untuk menuntaskan tugas dan kewajibannya, bahkan semakin lama akan semakin mahir dan terampil.

Dalam perkembangannya, pendekatan klasik era Revolusi Industri mendapat banyak kritikan dari para ilmuwan, khususnya para ahli psikologi. Mereka menekankan bahwa manusia bukanlah “onderdil mesin” yang setiap saat bisa diganti karena aus, “habis manis sepah dibuang”. Manusia adalah makhluk cerdas yang selalu dapat ditingkatkan kinerjanya apabila memperoleh sentuhan-sentuhan humanis yang dapat mendorong dirinya untuk mengeluarkan kemampuan terbaiknya bagi kemajuan perusahaan. Pendekatan perilaku ini menekankan pentingnya manajemen organisasi untuk mempertimbangkan aspek manusiawi para karyawannya sebagai manusia yang utuh.

Dewasa ini, survival perusahaan bisnis tidak hanya ditentukan oleh faktor internal yang terkait dengan produktivitas kerja karyawan, namun meluas dimensinya ke faktor-faktor eksternal; misalnya supplier yang selama ini memasok bahan baku produksi/jasa, distributor yang membantu pemasaran produk/jasa, pemerintah yang mengatur regulasi perdagangan dan perindustrian, suasana hati customer yang menjadi pasar potensial produk/jasa organisasi/perusahaan, competitor yang setiap saat selalu berinovasi untuk merebut pangsa pasar, atau media yang berpotensi menaikkan atau menurunkan citra organisasi/perusahaan.

Untuk memastikan bahwa organisasi/perusahaan dapat survive, manajemen harus bekerja maksimal menjaga agar dinamikan seluruh sistem, baik internal maupun eksternal, dapat mendukung kinerja organisasi/perusahaan.

materi kuliah manajemen perkantoran bab 1 dan 2

I

PENDAHULUAN

            Mata kuliah Office Management (Manajemen Perkantoran, dan selanjutnya akan menggunakan istilah versi Indonesia) diberikan kepada mahasiswa Sekolah Tinggi Bahasa Asing (STIBA) Bumi Beringin Manado dengan tujuan untuk membekali para mahasiswa dengan pengetahuan aplikatif tentang organisasi. Harapannya, para mahasiswa mempunyai persiapan yang lebih dini di dalam menghadapi kehidupan di masa depan, yaitu pada saat mereka harus berkecimpung dan terjun langsung ke masyarakat sebagai bagian dari kehidupan sosial manusia, khususnya di lapangan kerja masing-masing.

            Situasi lapangan kerja dewasa ini didominasi oleh sistem kerja yang semakin modern dan didukung oleh sistem komunikasi dan teknologi informasi yang semakin canggih. Hal tersebut adalah konsekuensi dari era globalisasi yang terus menyebar ke segala penjuru dunia. Sistem kerja modern dengan kekuatan efisiensi dan efektivitas yang jauh lebih tinggi pada akhirnya setahap demi setahap mampu menggilas sistem kerja tradisional. Oleh karena itu, organisasi perusahaan senantiasa memerlukan sumber daya manusia yang profesional dan siap pakai.

Sekarang ini, calon tenaga kerja tidak bisa lagi hanya mengandalkan profesionalisme di bidangnya sendiri secara eksklusif. Baik bekerja sendiri, menjadi manajer maupun sebagai karyawan, interaksi dengan lingkungan menjadi suatu keniscayaan di era keterbukaan dewasa ini. Dengan bekal pengetahuan organisasi dan manajemen perkantoran, mudah-mudahan para lulusan STIBA Bumi Beringin Manado nantinya cukup siap untuk menghadapi bidang kerja dan lingkungan kerjanya masing-masing.

            Manajemen perkantoran adalah suatu cabang ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelayanan, pemerolehan, perekaman, dan penganalisaan informasi, perencanaan, dan pelayanan komunikasi oleh manajemen perusahaan untuk mengamankan asetnya, memacu urusannya, dan mencapai sasaranya. Sebagai salah satu bentuk manajemen, definisi manajemen perkantoran juga tetap menganut prinsip-prinsip manajemen secara umum yang meliputi usaha bersama untuk mengelola sumber daya dalam suatu organisasi demi tujuan tertentu. Menurut Moekijat (1997:2), manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dan dengan cara sehemat-hematnya.

            Ruang lingkup materi perkuliahan Manajemen Perkantoran akan meliputi hakikat manajemen, sumber daya manusia, sumber daya material, dan sistem serta prosedur manajemen perkantoran.

II

HAKIKAT MANAJEMEN

A.  LATAR BELAKANG

            Pada dasarnya, kemampuan manusia itu terbatas, baik fisik, pengetahuan, waktu maupun perhatiannya. Di lain pihak, kebutuhan dan keinginan manusia cenderung tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan dan mengatasi terbatasnya kemampuan di dalam melakukan pekerjaan kemudian mendorong manusia untuk berbagi pekerjaan, tugas dan tanggung jawab. Dengan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab maka terbentuklah suatu sistem kerjasama dan rasa keterikatan.

            Meskipun aplikasi manajemen telah diterapkan sejak peradaban Yunani Kuno dan masa kekaisaran Roma, tidak ada perkembangan yang signifikan di bidang manajemen sampai munculnya gerakan Revolusi Industri. Munculnya berbagai penemuan ilmiah berupa mesin-mesin (mesin uap, mesin cetak, listrik) mendorong industri-industri rumah tangga berkembang menjadi pabrik-pabrik yang mampu memproduksi barang-barang ratusan kali lipat jumlahnya dibanding dengan alat-alat tradisional sebelumnya, bahkan dengan kualitas yang lebih tinggi.

Saat industri rumah tangga yang dikelola oleh keluarga tidak mampu lagi mengurusi pabriknya karena kekurangan tenaga kerja untuk mengelolan hasil produksi mesin yang berlimpah, mereka membutuhkan orang lain untuk membantu mengelola pabrik sehingga lahirlah istilah majikan dan buruh. Perusahaan-perusahaan pun tumbuh menjamur dan menarik banyak tenaga kerja. Begitu pun saat industri pabriknya semakin berkembang dan menuntut ekspansi, diperlukan modal dari orang lain lagi, dan lahirlah istilah pemegang saham. Semua hal-hal tersebut di atas menyebabkan munculnya pendekatan yang lebih sistematis terhadap manajemen.

Mengapa harus ada manajemen?

Perkembangan organisasi, baik yang berorientasi profit maupun non-profit, terus berkembang dengan pesat. Sementara itu, kehidupan masyarakat yang semakin kompleks dan pemenuhan kebutuhan yang semakin bervariasi pada akhirnya melahirkan para pesaing. Hukum alam pun berlaku, siapa saja yang mampu bersaing akan terus eksis, sedangkan yang tidak mampu harus siap-siap turun dari gelanggang. Siapakah yang mampu bersaing? Tentu saja mereka yang dapat mengelola organisasinya secara efektif dan efisien. Di sinilah peran penting manajemen.

Pada dasarnya, pekerjaan itu berat dan sulit jika semuanya harus dikerjakan sendiri. Oleh karena itu, diperlukan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab. Manajemen yang baik tentunya akan dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki oleh organisasi. Melalui manajemen yang baik, organisasi dapat menghindari pemborosan-pemborosan yang tidak perlu melalui pengerjaan yang efisien, memanfaatkan segala sumber daya dan potensi organisasi secara efektif, mendorong kerjasama yang saling menguntungkan, dan bertumbuh secara sehat guna mencapai tujuan organisasi.

           

2.   PENGERTIAN

Asal muasal istilah manajemen adalah dari bahasa Latin manus, yang berarti tangan, dan agere, yang berarti melakukan. Gabungan kedua kata tersebut adalah managere yang berarti mengendalikan. Kata manajemen sendiri diserap dari kata bahasa Inggris management. To manage artinya mengelola. Pengelolaan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Ada enam aspek pertanyaan yang dapat diajukan berkaitan dengan konsep pengelolaan: siapa, apa, bilamana (kapan), di mana, bagaimana, dan mengapa. Untuk memudahkan mengingat keenam pertanyaan tersebut dapat dibuat akronim SIABIDIBAME.

Siapa yang mengelola?

Yang mengelola adalah manajer dengan segala wewenang dan kekuasaannya untuk mendayagunakan sumber daya organisasi sehingga semua proses manajemen dapat tertuju dan terarah kepada tujuan yang diinginkannya secara efektif dan efisien.

Apa yang dikelola?

Yang dikelola adalah sumber daya organisasi (men, money, materials, methods, machines, market, and information—manusia, uang, barang, metode, mesin, pasar, dan informasi) dan semua kegiatan yang ditimbulkannya dalam proses manajemen tersebut.

Bilamana atau kapan mengelolanya?

Sumber daya organisasi harus dikelola berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan sebelumnya melalui proses fungsi perencanaan.

Di mana harus dikelola?

Organisasi adalah ‘alat’ dan ‘wadah’ (tempat) untuk mengelola sumber daya dan semua kegiatan proses manajemen dalam usahanya untuk mencapai tujuan. Jadi, proses pengelolaan hanya dapat dilakukan di dalam suatu organisasi. Di sinilah kerjasama, pembagian kerja, pendelegasian wewenang, koordinasi, dan integrasi dilakukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Bagaimana mengelolanya?

Pengelolaan sumber daya organisasi dapat dilakukan berdasarkan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Mengapa harus dikelola?

Upaya pengelolaan dibutuhkan agar sumber daya organisasi dapat lebih berdaya guna, berhasil guna, terintegrasi, dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan yang optimal.

Perlu ditegaskan bahwa manajemen dan organisasi bukanlah tujuan, tetapi hanya ‘alat’ untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Meskipun hanya suatu alat, organisasi tetap harus dikelola dengan baik agar tujuan dapat dicapai secara optimal, menghindari terjadinya pemborosan-pemborosan yang tidak perlu, dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif.

Untuk lebih memahami konsep manajemen, berikut ditampilkan beberapa kutipan definisi manajemen dari pakar-pakar manajemen:

Andrew F. Sikula

Management in general refers to planning, organizing, controlling, staffing, leading, motivating, communicating, and decision making activities performed by any organization in order to coordinate the varied resources of the enterprise so as to bring an efficient creation of some product or service.

(Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan karyawan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan menghasilkan suatu produk atau layanan secara efisien)

George Terry

Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources.

(Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya)

Harold Koontz & Cyril O’Donnel

Management is getting things done through people. In bringing about this coordinating of group activity, the manager plans, organizes, staffs, directs, and controls the activities other people.

(Manajemen adalah usaha untuk mengerjakan sesuatu dengan mengerahkan orang lain. Untuk mengoordinasi sejumlah kegiatannya, manajer merencanakan, mengorganisasikan, menempatkan karyawan, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan orang-orang yang digerakkannya).

3.   FUNGSI MANAJEMEN

Apabila ditelaah secara lebih mendalam, konsep manajemen yang ditawarkan baik oleh Andrew Sikula, George Terry, maupun Harold Koontz & Cyril O’Donnel terkait erat dengan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Mengapa harus ada perencanaan?

Perencanaan memuat berbagai aspek seperti yang dinyatakan oleh Harold Koontz & Ciryl O’Donnel bahwa planning is the function of a manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang meliputi pemilihan alternatif-alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program). Dengan kata lain, perencanaan merupakan proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada. Jadi, masalah perencanaan adalah masalah ‘memilih’ yang terbaik dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa adanya perencanaan berarti tidak ada tujuan, pedoman pelaksanaan, dan alternatif keputusan.

Tiadanya perencanaan dapat berimplikasi kepada tiadanya tujuan, pedoman pelaksanaan dan alternatif keputusan juga menyebabkan tidak adanya keputusan maupun proses manajemen. Jika tidak ada keputusan maupun proses manajemen maka dapat dibayangkan model manajemen seperti apa yang sedang terjadi. Bahkan, dari perencanaanlah maka fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dapat berlangsung karena ketiga fungsi manajemen tersebut bergantung kepada perencanaan yang memuat pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi.

Hasibuan menyatakan bahwa unsur-unsur dalam penyusunan perencanaan yang baik biasanya mencakup visi dan misi, tujuan, anggaran, kebijakan, program, prosedur, metode, standar, dan strategi.

Pengorganisasian didefinisikan oleh Hasibuan sebagai suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap kegiatan tersebut, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut. Sedangkan George Terry mengartikan pengorganisasian sebagai the establishing of effective behavioral relationships among persons so that they may work together efficiently and again personal satisfactions for the purpose of achieving some goal or objective (usaha untuk menciptakan hubungan perilaku yang efektif di antara orang-orang agar mereka dapat bekerjasama secara efisien sehingga dapat diperoleh kepuasan pribadi demi tujuan mencapai sasaran tertentu).

Dengan kata lain, pengorganisasian adalah proses penentuan tugas-tugas apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukannya, bagaimana tugas-tugas tersebut akan dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana keputusan akan diambil. Pengorganisasian adalah fungsi pengumpulan dan pengalokasian sumber daya, serta strukturisasi tugas untuk memenuhi rencana organisasi.

Pengarahan adalah usaha untuk mendorong dan mengarahkan semua bawahan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan. Fungsi pengarahan (beberapa penulis menggunakan istilah penggerakan) berasal dari terjemahan kata actuating/directing/leading. Fungsi ini meliputi motivasi, kepemimpinan, komunikasi, penghargaan, dan pengembangan sumber daya manusia. Pengarahan dimaksudkan agar para karyawan mau bekerja secara sukarela dengan hati yang ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.

Fungsi pengarahan dapat diterapkan setelah rencana, organisasi, dan karyawan sudah ada. Hal yang harus diperhatikan dalam penerapan fungsi pengarahan adalah bahwasannya manusia sebagai karyawan adalah makhluk yang kompleks: setiap individu mempunyai sifat dan kemauan yang khas, baik pikiran, perasaan, harga diri maupun cita-citanya.

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor di dalam suatu organisasi agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Fungsi pengendalian dapat dilakukan melalui pengukuran-pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan. Melalui proses pengawasan, semua kegiatan yang dilaksanakan dapat dinilai apakah telah sesuai dan tidak menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan.

Berdasarkan berbagai uraian di atas, dapat disimpulkan bahwasannya proses manajemen memiliki unsur-unsur wadah (berupa organisasi), orang-orang (minimal dua), dan tujuan. Jadi, secara sempit manajemen dapat diartikan sebagai kegiatan dua orang atau lebih yang terikat oleh peraturan-peraturan yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Secara luas, manajemen dapat diartikan sebagai suatu usaha dan kegiatan bersama untuk mengelola segala sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

nulis laporan penelitian IS NOT DIFFICULT

1. Research Design/Proposal

Research design describes your planning on what exactly you are going to do in the research. It is presented during the proposal seminar. The ultimate aim is to ensure that your research is strictly following the norms of scientific research and that it does make sense and worthy.

Research design/proposal should contain such elements as:

1.      Cover

2.      Approval sheet

3.      Contents

4.      Basic consideration

5.      Research focus or delimitation

6.      Statements of problem

7.      Research questions or Purposes

8.      Basic assumption (if necessary)

9.      Significance

10.  Theoretical bases

11.  Hypotheses (if necessary)

12.  Methodology

13.  Research schedule (if necessary)

14.  References

Such a research proposal is written by following a particular mechanic. It includes the paper and the typing instructions as follows:

1.      Paper                     :  70 grams of A4s paper

2.      Font                       :  12-point Times New Roman

3.    Space                     :  Double; except before subchapters (triple) and free standing block of quotation of more than forty words (single)

4.      Margins                 :  Left 4 cm, top 3 cm, right 3 cm, and bottom 3 cm

5.      Page Numbers       :  Arabic numerals at the bottom center of the page; except for the early part which uses Roman numerals.

6.      Number of Pages  : from 10 to 14 pages (main body)

Students are recommended to use computer of Microsoft Words as the writing instrument. In addition, there should be no correction on the manuscript. Change the page(s) if you should correct your manuscript.

2.  Introduction to Research

Research is a systematic process of collecting and analyzing information (data) for some purpose. To acquire sophisticating result, students are supposed to consider the research methods—how to collect and to analyze data—through reliable and trustworthy procedures. Methodology then is what a researcher actually does to obtain data.

Choosing a research subject may sometimes become a troublesome for any student. There are some useful hints for students to consider. First, do not make a too general subject because you can miss the point of your purpose. Large subjects often map out more territory than you can cover. Second, choose a subject which lies close to your interest and experience. Good subjects do not always produce an interesting result; but any subject, however commonplace, can yield a good writing if it is made to reflect the observations, ideas, and values of the writer. Ideally, the subject arises out of the students’ own need to find an answer to some questions.

For most research studies, reading references may be divided into three stages: introductory, intensive, and supplementary. Introductory reading gives the background needed in order to begin the investigation intelligently. Usually, the best sources for introductory reading are general works: articles, chapters in textbooks, histories, and specialized dictionaries. Intensive reading, meanwhile, provides the bulk of information from which the researcher may have preliminary answers or hypotheses. When you begin intensive reading, you should also begin taking notes because you are now beginning to collect the relevant theories. Supplementary reading, at length, fills in gaps and provides added information.

Writing a research, after all, is not just stringing together statements from books or articles. Instead, it is a complete reorganization and reworking of all relevant sources into an original manuscript. Writing a rough draft, preparing final revision, and proofreading the finished manuscript are very important in conducting a research. It is best to allow at least a day between the completion of one and the beginning of the next.

Composing the rough draft will depend on your capability and the nature of your material. The revision then should turn the rough draft into a finished manuscript. It should provide smooth transitions among units, polish the diction and sentence structure and remove any awkward constructions, and check the relationship of detailed information to the topic idea. Finally, proofread your manuscript at least twice to detect any errors that survive the revision. Such reading is mainly concerned with mechanical matters.

3.  Elements

Even though the number of chapters is not always strictly fixed because students may design their writing into more chapters so that the skripsi may adequately explain their idea, it is recommended that students use the standard five chapters. A typical main body consists of introduction, theoretical bases, research methodology, results and discussion, and conclusion.

The typical standard of research chapters can apply to both qualitative and quantitative research; however, students should be careful that there is an extreme difference between them. Some items might even have different terminologies. After all, the concept, characteristics and paradigm of both methods are quite the opposite.

a.    Introduction

This chapter describes a general overview of what students have arranged. It may contain some items like basic consideration, reasons for choosing the topic, focus (qualitative) or delimitation (quantitative), research questions (qualitative) or statements of problem (quantitative), purposes of research, basic assumption (quantitative; if necessary), hypothesis (quantitative; if necessary), and significance of research.

Basic consideration provides a lead-in to statements of the more specific purposes of the writing. It establishes a context which introduces the content area or subject. In this section, students may quote the result of any previous research related to the topic, cite leading researchers in the area, or develop the historical context of the research. Shared knowledge, rhetorical questions, background information, and a quotation are very useful techniques to start writing in order to draw readers’ attention to the topic.

Reasons for choosing the topic convey what makes a student pick out a certain topic to study. It usually shows the importance of discussing the research focus or variables and something special or unique about the setting.

Focus contains the detail of statement about the main topic which is going to reveal in the research. In quantitative research, delimitation is the terminology used in place of focus to limit the research variables in order that the research will not extend uncontrollably. Delimitation restricts the problem into a precise aspect upon which the students should concentrate.

Research questions or statements of problem consist of some questions that the researcher is going to answer. It is an effort for the researcher to explicitly state the questions in a brief, clear, and comprehensive manner in the form of interrogative sentences.

Purposes of research state the goals which are going to achieve. The purposes should refer to the research questions or statements of problem.

Basic assumption explains the students’ initial thoughts as the basis of research. It is a general knowledge that does not need any proofs to validate.

Not all quantitative research needs a hypothesis: explorative and descriptive quantitative do not need any hypotheses. Hypotheses are temporary answers to the statements of problems which theoretically hold the best probable answers.

Significance of research shows how a research may contribute theoretically to the advance of a specific discipline of science. It also demonstrates how the research can contribute practically to the public administration, education, and the human races.

b.    Theoretical Bases

Theoretical bases elaborate the object or variables of the research descriptively. In a research, prediction or temporary answers to problems should be based on scientific knowledge. Moreover, students as researchers must study any relevant theories related to the topic to be presented in Chapter 2. It may come from books, journals, periodicals, and other research findings. In qualitative research, theoretical bases function as a material to help explain e certain phenomena of grounded data in the setting and end with a “theory”. Quantitative research, on the contrary, begins from a theory and end with an acceptance or refusal to the theory based on the collected data on the setting.

c.    Research Methodology

Research methodology explains how the research is carried out. It should elaborate all the details of what the researchers do during their research: the design and reasons, setting and time schedule, kinds and sources of data, population and sample, instruments, techniques of data collection, and data analysis. Since qualitative and quantitative research paradigm is quite the opposite, each will be explained respectively.

1)  Qualitative Research

            Operationally, qualitative research method should explain its research design and reasons, setting and time schedule, kinds and sources of data, techniques of data collection, and data analysis.

            In qualitative research, the research design may take the form of historical, observational, life history, library, single-case, multi-case, or multi-site studies. Among those designs, case study and library research are the most popular ones. To ensure that students know what to do in their research, they must explain the reasons of their choice of applying such a design.

            Setting shows a certain place where the research takes place. Its address should be stated clearly in order that either supervisors or examiners can confirm the research process. Time schedule tells how long the researcher stays on the setting to collect the data. It is also to indicate the attendance of the researcher on the setting. Qualitative approach needs the researcher to stay for some time on the setting to give enough time for him or her to reveal anything behind any events. Visiting the setting for only several times will not be enough to get people’s trust to give important hidden information.

            Data collected for qualitative research are mainly from primary sources; for instance, any action of the subjects and words from the informants. Additional data, meanwhile, may come from documents (whether formal or private) and photos. The sources of data are activities, place and actors. All of them are chosen by the researcher himself or herself (purposive sampling).

            The techniques of data collection in qualitative research include participant observation, in-depth interview, documents, and documentation. Qualitative researchers usually use field notes as the main instrument to record the data. In addition, to help researchers get more accurate data, another instrument like tape recorder is also often used.

            Data analysis has been usually carried out since the researchers start collecting data to avoid overloaded data when they have to continue analyzing data for final conclusion after leaving the setting. The most popular data analysis for qualitative research is the interactive cycle from Miles and Huberman which include data display, data reduction, and verification.

2)  Quantitative Research

Research methodology in quantitative research should at least tell the readers about research design and the reasons of applying such design, its population and sample, instrument, techniques of data collection, and data analysis.

Survey and experiment are two examples of quantitative research designs. Experimental research designs can take several forms such as pre-experimental, true experimental, quasi-experimental, and single-subject. Students are also supposed to explain the reasons of their choice of applying such a design to ensure that they know what to do in their research.

Sample is the individuals who were selected from a larger group, called the population, to participate in the study. There are several methods of sampling that can be used to draw representative, or unbiased, samples from a population. However, the best way to choose a sample is by using random sampling.

A general rule of advice in conducting research is to choose an instrument that has established the types of reliability and validity the researcher needs. However, students can always utilize standardized instruments or ask statisticians as well as supervisors to develop an instrument.

Research involves gathering information about the variables in the study. From several techniques and approaches for collecting data from the sample, students should adopt the best one for answering the research question. The common methods of collecting data are questionnaire, interview, tests, and observation.

            Quantitative research is always utilizing statistics as a means of data analysis. However, as beginners in research study, students are recommended to use descriptive statistics. Students, then, are required only to use either percentage analysis or measures of central tendency. Before analyzing, students should organize the data to make sense out of the data. The most simple organization is to transform the raw data to a list of frequency distribution. In addition, frequency data are often effectively displayed pictorially, whether through histogram or frequency polygon.

d.   Results and Discussion

This chapter consists of three sections: presentation, findings, and discussion. At first, students are to describe the setting. Complete description is needed in order that readers understand the setting objectively. After that, students describe the findings. Findings should refer to the research questions or the statements of problem. In qualitative research students may show the result of observation, in-depth interview, documents, and documentation to add describe the findings. In quantitative research, on the other hand, students can use a list of frequency distribution, histogram, and or frequency polygon to help explain the findings.

Finally, students should interpret the findings through discussion. Its ultimate aim is to answer the research questions/statements of problem and to show how the research purposes can be attained. Results should be explained explicitly based on the logics and the existing theories. In addition, students can always compare their research to other relevant researches in order to improve research credibility.

In quantitative research common misperception often arises when the result contradicts the hypothesis. Instead of worrying that the research is such a failure, students should concentrate on how to explain why it happens. Students may also convey some shortcomings that negatively influence the result so that later researchers can handle them more properly and have a better result accordingly.

e.   Conclusion

This chapter contains two main issues: conclusion and suggestion. Conclusion must be directly related to the research questions or the statements of problem. In other words, research conclusion should refer substantively to the findings. Moreover, content consistency among research questions/statements of problems, research purposes, findings, and conclusion is maintained.

Consequently, suggestion is also based on the conclusion. However, its phrases must be operational and specific. It should be stated explicitly and be relatively easy to understand.

4.  Techniques of Writing

This chapter determines the rules and guidelines that students should observe to ensure clear and consistent ideas of writing. It concerns with the use of headings, citations, mechanics, spacing and punctuation, seriation, writing style, and good sentences.

a.  Headings and Labels

Headings indicate the organization of skripsi and establish the importance of each topic. Students may apply four levels of headings in writing skripsi: use Arabic numerals for all the labels.

The first level is for chapters. All the letters in this level are centered, bold-type, and uppercase. The second level is for subchapters. They are centered and bold-type: capitalize only the first letter of each major word (not articles, prepositions, nor conjunctions). Heading in the third level is flush left, bold-type, and uppercase-lowercase. And heading in the fourth level is flush left and uppercase-lowercase.

b.  Citations

Crediting or citing a source from an expert is always very useful to support your ideas. To acknowledge the person you are quoting by mentioning the original source directly or indirectly is important to avoid the practice of a serious academic crime of plagiarism.

For your skripsi, use the technique of citation within a text. In citing a source, do not forget to always give credit to a source whenever:

1.      You use a direct quotation.

2.      You copy a table, chart, or other diagram.

3.      You summarize a discussion in your own word.

4.      You construct a diagram from data provided by others.

5.      You paraphrase an opinion that you have read rather than reached independently.

6.      You present specific evidence that cannot reasonably be considered common knowledge.

In citations, always state the author’s surname, the year of publication, and page number(s). When a work has two authors, always cite both names every time the reference occurs in text. If it has three to six authors, cite all of them at the first time and in subsequent citations include only the surname of the first author followed by “et al.”. If, however, it has more than six authors, cite only the surname of the first author followed by “et al.”.

Spell out the complete name of corporate authors in the first citation and abbreviated thereafter. If the names are short, spell out completely all the times. When a work is designated “Anonymous,” cite the word Anonymous in the text as well as in the reference list.

Examples:

Smith, Harsh, Palmer, and Jones (1993, p. 46) explain . . . . (first citation)

Smith et al. (1993, p. 66) state . . . . (second citation)

Defence Institute Language Center (DILC) (1995, p. 13) . . . . (first citation)

DILC (1995, p. 2) . . . . (second citation)

(Anonymous, p. 25) stipulates that . . . .

Direct citation must be accurate. It must follow the wording, spelling, and interior punctuation of the original source. If any incorrect occurs, insert the word sic, underlined and bracketed ([sic]) immediately after the error. Incorporate a short quotation (words, phrases, or two or three short sentences fewer than forty words) in the text and enclose the quotation with double quotation marks (“). But, display a quotation of three or more long sentences of more than forty words in a free-standing, indented, and single-spaced block without quotation marks. If you have double quotation marks within your quotation, modify them into single quotation marks (‘). If you leave out any part of a quotation, even a single word, use ellipsis (. . .). Add an extra dot (. . . .) if the omission includes the end of a sentence in the original.

Indirect quotation is used when a source is simply referred to. In this case, it does not take any special punctuation because it is simply incorporated in paraphrased form into the text.

Examples:

“There is little reason to believe . . . about the ‘learning order’ listening, speaking, reading, and writing  and little if any prove [sic] that inductive is more efficient than deductive” (Harmer, 1990, p. 13).

Harmer (1990) explains:

There is little reason to believe that there is anything sacrosanct about the “learning order” listening, speaking, reading, and writing and little if any prove [sic] that inductive is more efficient than deductive. Students learn through the eye as well as through the ear, by deduction as well as by induction, by learning about as well as by learning how. There is now considerable evidence that different people learn in different ways, . . . . (p. 13).

Harmer (1990, p. 13) argues that there is not anything sacrosanct about the learning order. Instead, . . . .

c.  Mechanics

As a kind of academic writing, skripsi also needs a particular mechanic. It includes the paper and the typing instructions as follows:

1.      Paper               :  70 grams of A4s paper

2.      Font                 :  12-point Times New Roman

3.      Space               :  Double; except before subchapters (triple) and free standing block of quotation of more than forty words (single)

4.      Margins           :  Left 4 cm, top 3 cm, right 3 cm, and bottom 3 cm

5.    Page Numbers :  Arabic numerals at the bottom center of the page; except for the early part which uses Roman numerals.

6.   Border Page    :  Light blue paper with a logo of STIBA at the center. Put a border page before Chapter 1 and before References. It is to separate the main body from skripsi complement

7.      Binding           :  Blue hard cover. All letters are black; the logo is golden.

Students are recommended to use computer of Microsoft Words as the writing instrument. In addition, there should be no correction on the manuscript. Change the page(s) if you should correct your manuscript.

d.  Spacing and Punctuation

To improve the quality of skripsi composition, students should pay attention on the ways of giving space and using punctuation. The following are some rules to consider:

1.   Always leave one space after comma, semicolon, colon, and end punctuation such as period, question mark, and exclamation mark except after internal periods in abbreviations (e.g., a.m., i.e., U.S.).

2.      Leave no space before or after hyphen (e.g., post-test).

3.  Leave no space before or after dash (e.g., quantitative—findings represented by numbers—or qualitative).

4.      Leave one space before and after minus (e.g., 9 – 7)

e.  Writing Style

Writing skripsi is not like writing a textbook or writing a summary. Students are supposed to apply their skill of writing by using a formal research report standard of essay style. Moreover, students should avoid using numbering system unless for such relevant things as formulating research questions or drawing conclusion. Students can list items by using seriation, a technique of relating ideas through enumeration. To show seriation within a paragraph or sentence, use lowercase letters in parentheses.

Examples:

Subjects considered (a) some alternative courses of action, (b) the factors influencing the decision, and (c) the probability of success.

But, to indicate seriation of separate paragraphs (e.g., itemized conclusions or successive steps in a procedure), number each paragraph with an Arabic numeral, followed by a period.

Examples:

Based on the conclusions, it is recommended that: 

1. The principal should create a high expectation of students’ academic achievement and to carry out a systematic instructional program; further, the principal should formulate school development plan for the next terms.

2. The principal should learn to work together with his teachers to formulate not only regular instructional program, but also the special and incidental ones,

3. The principal should begin exercising his role as an instructional supervisor.

f.  Good Sentences

Writing is an integrated skill of expressing one’s thought in a text by applying grammar rules into sentences to form specific discourses. Therefore, it is important that students avoid unnecessary grammatical errors. Careless composition may distract the real meaning and cause ambiguity. A good sentence must have unity to avoid irrelevant details and ideas, coherence to have clear connection and consistent order, and emphasis to place important material in the emphatic position.

Excessive details and subordination in one sentence usually disturb the sentence unity. To make the sentence cohere (stick together), avoid faulty parallelism, dangling and misplaced modifiers, confusing shifts (voice, person, mood, or tense), sentence fragments, comma splices, and fused or run-on sentence. Wordiness, meanwhile, makes your sentence lose its emphasis.

One useful technique to check whether you have made good sentences or not is by rereading your manuscript again and again after two or three days. You may also consult to your friends or even the lecturers, especially your supervisors, regularly. After all, the quality of your sentences reflects your English proficiency, and subsequently influences how well your skripsi is.

 
5. Listing References

References are necessary to let readers know what has influenced your work. The reference list at the end of skripsi provides the information necessary to identify and retrieve each source, whether from books, journals, research report, or skripsi/thesis/dissertation. Such list of source information must follow a particular format and must be arranged in alphabetical order according to the author’s surnames. Each entry contains author’s name, year of publication, title, publishing data, and other information necessary for identification and library search. Be aware that the indented lines for the reference list are for the second and remaining lines.

a.  Authors

1.      Write all the authors’ name: write the surnames first.

2.      Use comma to separate surname from the remaining name initials and semicolon to separate authors; use an ampersand (&) before the last author.

3.      Spell out the full name of a corporate author.

4.      For an edited book, place the editors’ name in the author position and enclose the abbreviation “Ed.” (one editor) or “Eds.” (more than one editor) in parentheses after the last editor.

5.      Finish the element with a period.

b.  Title

1.      Underline the whole title and capitalize the first letter of the title, the first letter after colon, and the first letter of every major word; italicize any non-English words, phrases, or clauses.

2.      Enclose additional information necessary for identification and retrieval (e.g., 3rd ed. or Vol. 2) in parentheses soon after the title. Put no punctuation between the title and the parenthetical information.

3.      For journal, write the article’s title before the journal’s title: underline the journal’s title but not the article’s. End the element with a period

4.      For chapters or articles in an edited book, write the title and all the editors’ name before the book’s title: underline the book’s title but not the article’s.

5.      For journals or chapters/articles in an edited book, add the pages after the whole title or parenthetical information.

6.      Finish every title with a period.

c.  Publication Information

1.      Give the city and/or the state (country) where the publisher is located.

2.      Give the name of the publisher in as brief a form as intelligible. Spell out the names of associations and university presses, but omit terms such as Publishers, Co., or Inc. that are not required for easy identification.

3.      If two or more publisher locations are given, give the location listed first or, if specified, the location of the publisher’s home office.

4.      For sources from internet, write the website’s full homepage.

5.      For skripsi/tesis/dissertation, write “Skripsi/Thesis/Dissertation” and the full name of the university/college.

6.      Finish the element with a period.

Examples:

American Psychological Association (APA). 1986. Publication Manual (3rd ed.). Washington D.C.: Author.

Bogdan, R.C. & Biklen, S.K. 1998. Qualitative Research in Education: An Introduction to Theory and Methods (3rd ed.). Boston: Allyn and Bacon.

Hasan, Iqbal. 2004. Analisis Data Penelitian dengan Statistik. Jakarta: Bumi Aksara.

Jabrohim (Ed.). 2001. Metodologi Penelitian Sastra. Yogyakarta: Hanindita Graha Widia.

Miller, W.J. & Morse-Cluley, E. 1984. How to Write Book Reports. New York: Arco.

Richardson, B. 1995. Vampires in Myths and History. www.chebucto.ns.ca/vampire/vhist.html.

Rosidi, Imron. 2005. A Study on English Language Teaching Methodologies Implementation at STIBA Bumi Beringin Manado. Manado: Skripsi STIBA Bumi Beringin.

Walker, Robin. 2001. International Intelligibility. English Teaching Professional. 10-13. Hongkong: Education.